Vad är det här?
Styrelseprotokollen dokumenterar de beslut och diskussioner som ägt rum på styrelsens möten under året. I det här momentet laddar du upp årets styrelseprotokoll i PDF-format – eller, om bolaget inte haft formella styrelsemöten eller fört protokoll under året, det senaste årsstämmoprotokollet – så att materialet finns tillgängligt i systemet.
Varför gör vi det här?
Det är obligatoriskt för aktiebolag att hålla styrelsemöten och föra protokoll. Protokollen visar hur styrelsen fullgjort sitt ansvar för bolagets förvaltning och om besluten fattats i enlighet med aktiebolagslagen, bolagsordningen och bolagets interna riktlinjer.
Att ha protokollen samlade fyller två syften. De är dels bolagets egen dokumentation av styrelsens arbete, dels ett centralt underlag för revisorn, som utifrån dem bland annat kan bedöma:
om styrelsen behandlat väsentliga frågor på ett korrekt sätt,
om det finns beslut som påverkar den finansiella rapporteringen,
om det förekommer avvikelser som behöver följas upp.
En styrelse som inte för protokoll eller saknar dokumentation för sina beslut kan vara ett tecken på brister i förvaltningen.
Kort sagt: kompletta styrelseprotokoll ger ordning och ett viktigt underlag – för dig och för revisorn.
Bra att veta • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – du behöver bara årets styrelseprotokoll i PDF-format. • Har bolaget inte haft formella styrelsemöten eller fört protokoll under året laddar du i stället upp det senaste årsstämmoprotokollet. • Saknas protokoll helt kan det vara något revisorn behöver uppmärksamma och kommentera i sin rapport. |
Vad innehåller ett styrelseprotokoll?
Ett styrelseprotokoll dokumenterar styrelsens möten och beslut och innehåller vanligtvis:
Område | Exempel på innehåll |
Mötesuppgifter | Datum, plats och vilka styrelseledamöter som närvarade. |
Beslutsförhet | Bekräftelse på att styrelsen var beslutsför, det vill säga att tillräckligt många ledamöter var närvarande. |
Dagordning | De ärenden som behandlades på mötet. |
Fattade beslut | Vilka beslut styrelsen fattade och hur omröstningen föll ut. |
Väsentliga diskussioner | Sammanfattning av diskussioner och överväganden som låg till grund för besluten. |
Särskilda uppdrag | Uppdrag eller åtgärder som delegerades till enskilda ledamöter eller ledningen. |
Jäv och intressekonflikter | Om någon ledamot har anmält jäv eller intressekonflikt i något ärende. |
Justering och underskrifter | Vem som justerade protokollet samt styrelseledamöternas underskrifter. |
Så här gör du
1. Välj fil. Klicka på Dra eller välj filer.
2. Ladda upp protokollen. Välj årets styrelseprotokoll i PDF-format. Har bolaget haft flera styrelsemöten under året, ladda upp samtliga protokoll. Filerna laddas upp direkt i vyn.
3. Saknas styrelseprotokoll? Ladda i stället upp det senaste årsstämmoprotokollet i PDF-format.
Tips Ladda upp samtliga styrelseprotokoll från räkenskapsåret – inte bara det senaste. Det är helheten som ger revisorn den fullständiga bilden av styrelsens arbete och beslut under året. Har bolaget fattat beslut per capsulam – skriftliga beslut utan fysiskt möte – ska även dessa dokumenteras och laddas upp. |
Så når styrelseprotokollen revisorn
Protokollen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumenten – och revisorn får en fullständig bild av styrelsens arbete och beslut under året, vilket är en förutsättning för att kunna bedöma om bolaget förvaltats i enlighet med aktiebolagslagen och bolagsordningen. Har klienten ingen revisor är protokollen ändå bolagets egen dokumentation av styrelsens arbete.
Nästa steg
När du har sparat styrelseprotokollen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Bolagsformalia → Styrelsens arbetsordning.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]