Vad är det här?
Styrelsens arbetsordning är ett internt styrdokument som beskriver hur styrelsen organiserar och fördelar sitt arbete. Här kan du ladda upp bolagets arbetsordning i PDF-format – och om en formell arbetsordning saknas kan du i stället markera momentet som ej applicerbart och gå vidare. Det här är alltså ett frivilligt moment.
Varför gör vi det här?
Arbetsordningen reglerar hur styrelsen organiserar sitt arbete, fördelar ansvar mellan ledamöter och hanterar relationen till bolagets verkställande direktör och ledning. För vissa aktiebolag krävs enligt aktiebolagslagen en skriftlig arbetsordning; för många mindre bolag är det inte ett lagkrav, men det är god sed och ett tecken på välorganiserad förvaltning.
Att ha arbetsordningen tillgänglig fyller två syften. Den är dels bolagets eget styrdokument, dels ett underlag som ger revisorn en tydlig bild av hur styrelsen strukturerar sitt arbete – vilket underlättar bedömningen av:
om styrelsen har fullgjort sitt ansvar,
om ansvarsfördelningen inom styrelsen är ändamålsenlig,
om bolaget har en fungerande internkontroll.
Kort sagt: även om arbetsordningen är ett frivilligt moment är den ett värdefullt underlag som stärker bilden av en välskött och välorganiserad styrelse.
Bra att veta • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – du behöver bara styrelsens arbetsordning i PDF-format om du väljer att ladda upp den. • Momentet är frivilligt. Saknar bolaget en arbetsordning, och vill inte upprätta en, slår du av reglaget Applicerbart för företaget och går vidare. |
Vad innehåller en arbetsordning?
Styrelsens arbetsordning reglerar styrelsens interna arbete och innehåller vanligtvis:
Område | Exempel på innehåll |
Styrelsens ansvar | Övergripande beskrivning av styrelsens ansvar och uppgifter enligt aktiebolagslagen och bolagsordningen. |
Mötesstruktur | Hur ofta styrelsen ska sammanträda, hur möten kallas och hur dagordningen fastställs. |
Beslutsprocesser | Hur styrelsen fattar beslut, vad som krävs för beslutsförhet och hur omröstningar genomförs. |
Ansvarsfördelning | Hur ansvar och arbetsuppgifter fördelas mellan ordförande, övriga ledamöter och eventuella utskott. |
VD-instruktion | Riktlinjer för styrelsens relation till och uppföljning av verkställande direktören. |
Rapportering och uppföljning | Hur och när ledningen ska rapportera till styrelsen och vilken information styrelsen ska ha löpande. |
Jäv och intressekonflikter | Hur styrelsen hanterar situationer där en ledamot kan ha en intressekonflikt i ett ärende. |
Revidering av arbetsordningen | Hur ofta arbetsordningen ska ses över och uppdateras. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Har bolaget en arbetsordning lämnar du reglaget på och laddar upp den. Saknar bolaget en – och vill inte upprätta en – slår du av reglaget så att momentet visas som Ej applicerbart, och går vidare.
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj styrelsens arbetsordning i PDF-format. Filen laddas upp direkt i vyn.
Tips Arbetsordningen bör ses över regelbundet – minst en gång per år eller när väsentliga förändringar sker i styrelsen eller bolaget. Är den flera år gammal och inte speglar hur styrelsen faktiskt arbetar idag är det ett bra tillfälle att uppdatera den innan den laddas upp. En aktuell arbetsordning ger revisorn ett mer rättvisande underlag. |
Så når arbetsordningen revisorn
Arbetsordningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en tydlig bild av hur styrelsen organiserar sitt arbete, fördelar ansvar och hanterar sin relation till ledningen. Har klienten ingen revisor är arbetsordningen ändå bolagets eget styrdokument för styrelsearbetet.
Nästa steg
När du har sparat arbetsordningen – eller markerat momentet som ej applicerbart – fortsätter du till nästa moment via vänstermenyn: Bolagsformalia → VD-instruktion.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]