Vad är det här?
VD-instruktionen reglerar hur ansvar och befogenheter fördelas mellan styrelsen och bolagets verkställande direktör. Här kan du ladda upp bolagets VD-instruktion i PDF-format – och om en formell VD-instruktion saknas kan du i stället markera momentet som ej applicerbart och gå vidare. Det här är alltså ett frivilligt moment.
Varför gör vi det här?
VD-instruktionen reglerar den verkställande direktörens befogenheter, ansvar och rapporteringsskyldighet gentemot styrelsen. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen utfärda skriftliga instruktioner om arbetsfördelningen mellan styrelsen och VD när det behövs – särskilt viktigt i bolag där styrelsen och den operativa ledningen består av olika personer.
En välutformad VD-instruktion tydliggör gränsen mellan styrelsens strategiska ansvar och VD:ns operativa ansvar, vilket minskar risken för:
otydligheter i ansvarsfördelningen,
överlappningar mellan styrelse och ledning,
obehöriga beslut utanför VD:ns mandat.
Att ha instruktionen tillgänglig fyller två syften. Den är dels bolagets eget styrdokument, dels ett underlag som ger revisorn en tydlig bild av hur ansvaret är fördelat och om VD:n agerat inom ramen för sina befogenheter under året. Avsaknad av en VD-instruktion där den är relevant kan vara ett tecken på brister i förvaltning och internkontroll.
Kort sagt: även om VD-instruktionen är ett frivilligt moment är den ett värdefullt underlag som stärker bilden av en välskött och välorganiserad förvaltning.
Bra att veta • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – du behöver bara bolagets VD-instruktion i PDF-format om du väljer att ladda upp den. • Momentet är frivilligt. Saknar bolaget en VD-instruktion, och vill inte upprätta en, slår du av reglaget Applicerbart för företaget och går vidare. |
Vad innehåller en VD-instruktion?
VD-instruktionen reglerar verkställande direktörens roll, ansvar och befogenheter och innehåller vanligtvis:
Område | Exempel på innehåll |
VD:ns ansvar och uppgifter | Övergripande beskrivning av VD:ns ansvar för den löpande förvaltningen och den operativa verksamheten. |
Befogenheter | Vilka beslut VD:n självständigt får fatta utan styrelsens godkännande, t.ex. avtal och investeringar upp till ett visst belopp. |
Begränsningar | Vilka åtgärder och beslut som kräver styrelsens godkännande och faller utanför VD:ns befogenheter. |
Rapporteringsskyldighet | Hur och när VD:n ska rapportera till styrelsen om ekonomisk ställning, väsentliga händelser och avvikelser. |
Firmateckning | Regler för vem som tecknar bolagets firma och under vilka förutsättningar. |
Ekonomiska befogenheter | Beloppsgränser för inköp, investeringar, avtal och andra ekonomiska åtaganden som VD:n självständigt får besluta om. |
Ersättning och anställningsvillkor | Om instruktionen reglerar VD:ns anställningsvillkor och ersättning. |
Revidering av instruktionen | Hur ofta VD-instruktionen ska ses över och uppdateras av styrelsen. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Har bolaget en VD-instruktion lämnar du reglaget på och laddar upp den. Saknar bolaget en – och vill inte upprätta en – slår du av reglaget så att momentet visas som Ej applicerbart, och går vidare.
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj bolagets VD-instruktion i PDF-format. Filen laddas upp direkt i vyn.
Tips VD-instruktionen bör ses över regelbundet – minst en gång per år eller när väsentliga förändringar sker i verksamhet, organisation eller ledning. Speglar den inte VD:ns faktiska befogenheter och ansvar idag är det ett bra tillfälle att uppdatera den innan den laddas upp. En aktuell instruktion ger revisorn ett mer rättvisande underlag. |
Så når VD-instruktionen revisorn
VD-instruktionen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en tydlig bild av hur ansvar och befogenheter är fördelade mellan styrelsen och VD:n, och om VD:n agerat inom ramen för sina befogenheter under året. Har klienten ingen revisor är instruktionen ändå bolagets eget styrdokument för ansvarsfördelningen.
Nästa steg
När du har sparat VD-instruktionen – eller markerat momentet som ej applicerbart – fortsätter du till nästa moment via vänstermenyn: Bolagsformalia → Skattekontoutdrag.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]