Vad är det här?
Inom ramen för förvaltningsrevisionen granskar revisorn att bolagets styrelse har fullgjort sitt ansvar och fattat beslut i enlighet med aktiebolagslagen och bolagsordningen.
I det här momentet laddar du upp:
Årets styrelseprotokoll i PDF-format, eller
Det senaste årsstämmoprotokollet – om bolaget inte har haft formella styrelsemöten eller fört protokoll under året
Varför gör vi det här?
Styrelseprotokoll är ett centralt underlag i förvaltningsrevisionen eftersom de dokumenterar de beslut och diskussioner som har ägt rum på styrelsens möten under året. Protokollen ger revisorn en inblick i hur styrelsen har fullgjort sitt ansvar för bolagets förvaltning och om beslut har fattats i enlighet med aktiebolagslagen, bolagsordningen och bolagets interna riktlinjer.
Genom att granska styrelseprotokollen kan revisorn bland annat bedöma:
Om styrelsen har behandlat väsentliga frågor på ett korrekt sätt
Om det finns beslut som påverkar den finansiella rapporteringen
Om det förekommer oegentligheter eller avvikelser som behöver följas upp
En styrelse som inte för protokoll eller som saknar dokumentation för sina beslut kan vara ett tecken på brister i bolagets förvaltning.
Kort sagt: Styrelseprotokollen är ett oersättligt underlag för en fullständig och välgrundad förvaltningsrevision.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet. Du behöver däremot ha tillgång till årets styrelseprotokoll – eller, om sådana saknas, det senaste årsstämmoprotokollet – i PDF-format.
Saknar bolaget styrelseprotokoll? Om bolaget inte har haft formella styrelsemöten eller fört protokoll under året laddar du istället upp det senaste årsstämmoprotokollet. Observera att aktiebolagslagen ställer krav på att styrelsen för protokoll vid sina möten – saknas protokoll helt kan detta vara något som revisorn behöver uppmärksamma och kommentera i sin rapport.
Vad innehåller ett styrelseprotokoll?
Ett styrelseprotokoll dokumenterar styrelsens möten och beslut och innehåller vanligtvis:
Område | Exempel på innehåll |
Mötesuppgifter | Datum, plats och vilka styrelseledamöter som närvarade |
Beslutsförhet | Bekräftelse på att styrelsen var beslutsför, det vill säga att tillräckligt många ledamöter var närvarande |
Dagordning | De ärenden som behandlades på mötet |
Fattade beslut | Vilka beslut styrelsen fattade och hur omröstningen föll ut |
Väsentliga diskussioner | Sammanfattning av diskussioner och överväganden som låg till grund för besluten |
Särskilda uppdrag | Uppdrag eller åtgärder som delegerades till enskilda ledamöter eller ledningen |
Jäv och intressekonflikter | Om någon ledamot har anmält jäv eller intressekonflikt i något ärende |
Justering och underskrifter | Vem som justerade protokollet samt styrelseledamöternas underskrifter |
Så här gör du
Klicka på "Dra eller välj filer"
Välj årets styrelseprotokoll i PDF-format och ladda upp dem – har bolaget haft flera styrelsemöten under året, ladda upp samtliga protokoll
Om bolaget saknar styrelseprotokoll, ladda istället upp det senaste årsstämmoprotokollet i PDF-format
Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar
Tips: Se till att ladda upp samtliga styrelseprotokoll från räkenskapsåret – inte bara det senaste. Det är helheten som ger revisorn den fullständiga bilden av styrelsens arbete och beslut under året. Har bolaget fattat beslut via så kallat per capsulam-förfarande – det vill säga skriftliga beslut utan ett fysiskt möte – ska även dessa dokumenteras och laddas upp.
Vad ser revisorn?
När du har sparat styrelseprotokollen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumenten. Det ger en fullständig bild av styrelsens arbete och beslut under året – en förutsättning för att kunna bedöma om bolaget har förvaltats i enlighet med aktiebolagslagen och bolagsordningen.
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat styrelseprotokollen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Förvaltningsrevision → Styrelsens arbetsordning
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]