Vad är det här?
Inom ramen för förvaltningsrevisionen granskar revisorn hur ansvaret och befogenheterna är fördelade mellan styrelsen och bolagets verkställande direktör.
I det här momentet kan du ladda upp bolagets VD-instruktion i PDF-format, så att revisorn får tillgång till den direkt i systemet.
Det här är ett frivilligt moment. Om bolaget saknar en VD-instruktion och inte önskar upprätta en kan du gå vidare till nästa steg.
Varför gör vi det här?
VD-instruktionen är ett viktigt styrdokument som reglerar verkställande direktörens befogenheter, ansvar och rapporteringsskyldighet gentemot styrelsen. Enligt aktiebolagslagen ska styrelsen utfärda en VD-instruktion om det behövs för att tydliggöra VD:ns roll och befogenheter – i praktiken är detta särskilt viktigt i bolag där styrelsen och den operativa ledningen består av olika personer.
En välutformad VD-instruktion tydliggör gränsen mellan styrelsens strategiska ansvar och VD:ns operativa ansvar, vilket minskar risken för:
Otydligheter i ansvarsfördelningen
Överlappningar mellan styrelse och ledning
Obehöriga beslut utanför VD:ns mandat
Den ger revisorn en tydlig bild av hur ansvaret är fördelat i bolaget och om VD:n har agerat inom ramen för sina befogenheter under året. Avsaknad av en VD-instruktion i bolag där detta är relevant kan vara ett tecken på brister i bolagets förvaltning och internkontroll.
Kort sagt: Även om VD-instruktionen är ett frivilligt moment är den ett värdefullt underlag som stärker bilden av en välskött och välorganiserad förvaltning.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet. Du behöver däremot ha tillgång till bolagets VD-instruktion i PDF-format om du väljer att ladda upp den.
Observera: Det här är ett frivilligt moment. Om bolaget saknar en VD-instruktion och inte önskar upprätta en kan du utan åtgärd gå vidare till nästa steg via vänstermenyn.
Vad innehåller en VD-instruktion?
VD-instruktionen reglerar verkställande direktörens roll, ansvar och befogenheter och innehåller vanligtvis:
Område | Exempel på innehåll |
VD:ns ansvar och uppgifter | Övergripande beskrivning av VD:ns ansvar för den löpande förvaltningen och den operativa verksamheten |
Befogenheter | Vilka beslut VD:n självständigt får fatta utan styrelsens godkännande, t.ex. avtal och investeringar upp till ett visst belopp |
Begränsningar | Vilka åtgärder och beslut som kräver styrelsens godkännande och som faller utanför VD:ns befogenheter |
Rapporteringsskyldighet | Hur och när VD:n ska rapportera till styrelsen om bolagets ekonomiska ställning, väsentliga händelser och avvikelser |
Firmateckning | Regler för vem som tecknar bolagets firma och under vilka förutsättningar |
Ekonomiska befogenheter | Beloppsgränser för inköp, investeringar, avtal och andra ekonomiska åtaganden som VD:n självständigt får besluta om |
Ersättning och anställningsvillkor | Om instruktionen reglerar VD:ns anställningsvillkor och ersättning |
Revidering av instruktionen | Hur ofta VD-instruktionen ska ses över och uppdateras av styrelsen |
Så här gör du
Klicka på "Dra eller välj filer"
Välj bolagets VD-instruktion i PDF-format och ladda upp den
Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar
Tips: VD-instruktionen bör ses över och uppdateras regelbundet – minst en gång per år eller när väsentliga förändringar sker i bolagets verksamhet, organisation eller ledning. Om instruktionen är inaktuell och inte speglar VD:ns faktiska befogenheter och ansvar idag kan det vara ett bra tillfälle att uppdatera den innan den laddas upp. En aktuell VD-instruktion ger revisorn ett mer rättvisande underlag och minskar risken för onödiga frågor i revisionsprocessen.
Vad ser revisorn?
När du har sparat VD-instruktionen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumentet. Det ger en tydlig bild av:
Hur ansvaret och befogenheterna är fördelade mellan styrelsen och VD:n
Om VD:n har agerat inom ramen för sina befogenheter under året
Om bolagets förvaltning är välorganiserad och ändamålsenlig
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat VD-instruktionen – eller valt att hoppa över det här momentet – fortsätter du till nästa steg via vänstermenyn:
Förvaltningsrevision → Skattekontoutdrag
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]