Vad är det här?
Verifikationskontrollen kontrollerar att bokföringens verifikat innehåller det de ska: att de har en verifikationsbilaga, att bolaget har ett attestflöde och att verifikaten är attesterade enligt flödet. Systemet hämtar informationen automatiskt från ditt bokföringsprogram.
Varför gör vi det här?
Bokföringslagen kräver att det för varje affärshändelse finns en verifikation (5 kap. 6 §). Verifikationen ska innehålla vissa uppgifter och – i förekommande fall – hänvisa till de underlag som legat till grund för affärshändelsen, till exempel en faktura eller ett kvitto (5 kap. 7 §). Ett attestflöde är däremot inte ett lagkrav, men ett viktigt verktyg för internkontrollen – det visar att rätt person har godkänt rätt kostnad eller intäkt.
Kontrollen fyller två syften.
Först och främst är den din egen dokumentation – ett spårbart underlag på hur väl bolagets internkontroll fungerar: vilka verifikat som har bilaga och är attesterade, och vilka som avviker. Det är värdefullt i ditt kvalitetsarbete oavsett om klienten har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor kan sammanställningen dessutom tas med i materialet till revisorn. Revisorn får då snabbt en bild av var internkontrollen brister och kan rikta sin granskning mot de verifikat som avviker eller saknar underlag.
Kort sagt: ju bättre ordning på verifikaten, desto smidigare blir revisionen när den sker.
Förutsättning • Innan du startar kontrollen behöver du ha anslutit ditt bokföringsprogram. Har du inte gjort det ännu – gå till Administrera integrationer och följ instruktionerna där. |
Vad kontrolleras?
Systemet hämtar automatiskt verifikat från ditt bokföringsprogram och kontrollerar tre saker:
Kontrollpunkt | Vad det innebär |
Verifikationsbilaga | Om verifikatet har en bifogad bilaga som styrker affärshändelsen. |
Attestflöde | Om bolaget har ett definierat attestflöde uppsatt i bokföringsprogrammet. |
Attesterats | Om verifikaten faktiskt har attesterats enligt det uppsatta flödet. |
Så här gör du
1. Starta kontrollen. Klicka på Ny kontroll och vänta medan systemet hämtar och analyserar data.
2. Gå igenom sammanställningen. En sammanställning visas automatiskt med resultatet av de tre kontrollpunkterna.
3. Identifiera avvikelser. Gå igenom listan över verifikat som saknar bilaga, saknar attestflöde eller inte har attesterats.
4. Åtgärda i bokföringsprogrammet. Rätta avvikelserna i ditt bokföringsprogram och kör sedan kontrollen på nytt.
5. Spara. Klicka på Spara motiveringar när du är klar.
Tips Saknar bolaget ett attestflöde, eller saknar verifikat bilagor, är det bra att åtgärda det i bokföringsprogrammet. Saknas till exempel ett attestflöde ökar de granskningsåtgärder revisorn behöver göra för att bemöta risken. |
Om det finns avvikelser
Kontrollen kan alltid sparas, oavsett resultat. Varje verifikat markeras per kontrollpunkt med Uppfyllt, Saknas eller Kunde ej fastställas. Finns avvikelser får kontrollen status Varning, och en notering visas bredvid de verifikat som avviker, till exempel:
”Saknas attestflöde”
”Verifikationen har ej attesterats”
”Saknar verifikationsbilaga”
Bedöm avvikelser i sitt sammanhang. Kravet på att hänvisa till ett underlag gäller i förekommande fall (5 kap. 7 §), och interna bokslutstransaktioner och justeringar – som också ska ha en verifikation (5 kap. 10 §) – har normalt inget externt underlag. En saknad verifikationsbilaga är därför inte automatiskt ett fel, utan en signal att kontrollera om ett underlag borde ha funnits.
Så når underlaget revisorn
Underlaget delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och sedan delar sammanställningen med klientens revisor, ingår sammanställningen av avvikelser – och revisorn får ett konkret underlag för att bedöma bolagets regelefterlevnad och internkontroll. Har klienten ingen revisor stannar underlaget som din interna dokumentation.
Nästa steg
När du har kört kontrollen och sparat är verifikationskontrollen klar. Fortsätt till nästa kontroll via vänstermenyn: Inledande kontroller → Närståendetransaktioner.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]