Vad är det här?
Direkta kostnader är en automatiserad kontroll som stämmer av bolagets kostnadsredovisning mot uppgifter från bokföringsprogram, bank och Skatteverket. Systemet jämför bruttovinstmarginalen mot föregående år och lyfter verifikationer i det nya räkenskapsåret som kan höra till en tidigare period - och listar automatiskt de poster som avviker, så att du kan kommentera dem direkt i vyn.
Kontrollen kräver att bolagets bokföringsprogram, bank och Skatteverket är anslutna, och kan ta någon minut att köra.
Varför gör vi det här?
Direkta kostnader påverkar bolagets bruttovinst direkt och är därför ett centralt område i kvalitetsarbetet - och ett område en revisor typiskt lägger fokus på. Felaktigt bokförda kostnader, en orimlig bruttovinstmarginal eller felaktiga periodiseringar kan ge en missvisande bild av bolagets resultat. Genom att stämma av de direkta kostnaderna mot flera datakällor samtidigt lyfter systemet snabbt avvikelser och mönster som kan tyda på fel eller brister.
Kontrollen fyller två syften. Först och främst är den din egen kvalitetssäkring: du får en systematisk avstämning av att bruttovinstmarginalen är rimlig i förhållande till föregående år och att inga kostnader har förskjutits över brytdagen. Det är värdefullt oavsett om bolaget har en revisor eller inte - både för dig som redovisningskonsult och för en intern ekonomifunktion som vill kvalitetssäkra sitt eget arbete.
Har bolaget en revisor är kontrollen dessutom ett underlag revisorn behöver. När du kommenterar de avvikelser systemet lyfter får revisorn en direkt förklaring från dig som känner bolaget bäst, och kan rikta sin granskning mot de mest väsentliga posterna.
Kort sagt: ju tydligare du kommenterar de flaggade posterna, desto bättre underlag.
Förutsättning • Bolagets bokföringsprogram, bank och Skatteverket behöver vara anslutna innan du startar kontrollen. • Saknas en koppling? Gå till Administrera integrationer och följ instruktionerna där. |
Vad kontrolleras?
Systemet kör automatiskt ett antal avstämningar av bolagets direkta kostnader. Här är vad som kontrolleras och varför:
Kontroll | Vad kontrolleras |
Bruttovinstmarginal – förändring | Jämför bolagets bruttovinstmarginal (intäkter mot direkta kostnader) mot föregående räkenskapsår. En förändring över väsentlighetsgränsen markeras Bedöms väsentlig och bör kommenteras - den kan tyda på felaktigt bokförda kostnader eller intäkter. |
Verifikationer i nya året | Lyfter verifikationer i det nya räkenskapsåret som kan höra till en tidigare period, för att fånga kostnader som förskjutits över brytdagen. Är inget flaggat visas att inga verifikationer hittades. |
Så här gör du
1. Starta kontrollen. Klicka på Ny kontroll. Systemet hämtar och analyserar data från bokföringsprogram, bank och Skatteverket - det kan ta någon minut.
2. Gå igenom resultatet. Resultatet visas i två avsnitt: förändring i bruttovinstmarginal och verifikationer i det nya räkenskapsåret.
3. Hitta de flaggade posterna. Leta efter en förändring som markerats Bedöms väsentlig eller verifikationer som lyfts i det nya året.
4. Kommentera varje avvikelse. Klicka på Redigera (eller klicka för att lägga till) i rutan Motivering till differens och beskriv varför avvikelsen har uppstått.
5. Kontrollera att inget saknas. När alla flaggade poster är kommenterade försvinner statusen Saknar kommentar och underlaget är komplett.
Tips Kommentera även poster som vid första anblick verkar självklara. Det är din förklaring som ger sammanhanget - för dig själv i kvalitetsarbetet, för en kollega som tar över, och för revisorn om bolaget har en sådan - så att posten snabbt kan förstås och stämmas av. |
Så läser du resultatet
Varje avsnitt visar en status. Så tolkar du dem:
Uppfyllt - posten stämmer, eller differensen ligger inom väsentlighetsgränsen.
Saknas - en förväntad uppgift saknas, till exempel en attest eller en verifikationsbilaga.
Kunde ej fastställas - systemet kunde inte avgöra posten utifrån tillgängliga data.
Bedöms väsentlig - en förändring eller differens som överstiger väsentlighetsgränsen och som bör kommenteras.
Saknar kommentar - sidans status: minst en flaggad post saknar din kommentar.
Väsentlighetsgränsen anges per kontroll och avgör hur stor en avvikelse får vara innan den flaggas.
Se till att kommentera samtliga flaggade poster. När det är gjort försvinner statusen "Saknar kommentar" och revisorn - eller den som kvalitetssäkrar internt - får ett komplett underlag.
Så når resultatet revisorn
Kontrollen av direkta kostnader delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår de identifierade avvikelserna och dina kommentarer. Har klienten ingen revisor är kontrollen ändå bolagets egen dokumentation över att de direkta kostnaderna och bruttovinsten har stämts av.
Nästa steg
När du har kommenterat de flaggade posterna är kontrollen av direkta kostnader klar. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Resultaträkningskontroller → Personalkostnader.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]