Kontrollen Direkta kostnader jämför företagets bruttovinstmarginal med föregående räkenskapsår och visar verifikationer för direkta kostnader som bokförts under det nästkommande räkenskapsåret.
Syftet är att identifiera större förändringar i bruttovinstmarginalen och ge underlag för att bedöma om kostnader har bokförts i rätt period.
En förändring eller avvikelse innebär inte automatiskt att något är fel.
Kontrollen kan ta några minuter att genomföra.
Innan du börjar
Företagets bokföringsprogram behöver vara anslutet till Preauditor.
Om bokföringen inte är ansluten hittar du instruktioner under Integrationer i hjälpcentret.
Genomför kontrollen
Öppna företaget eller klientuppdraget i Preauditor.
Kontrollera att rätt räkenskapsår är valt.
Gå till Resultaträkningskontroller → Direkta kostnader.
Klicka på Ny Kontroll.
Gå igenom förändringen i bruttovinstmarginal och eventuella verifikationer för det nya räkenskapsåret.
Dokumentera förklaringar och bedömningar där det behövs.
Vad kontrolleras?
1. Förändring i bruttovinstmarginal
Preauditor beräknar bruttovinstmarginalen utifrån:
Intäkter: konton 3000–3799.
Direkta kostnader: konton 4000–4799.
Bruttovinstmarginalen jämförs med föregående räkenskapsår.
Kontrollen visar:
Bruttovinstmarginal för innevarande år.
Bruttovinstmarginal för föregående år.
Förändringen i procentenheter.
Om förändringen överstiger kontrollens tröskelvärde markeras den som Väsentlig förändring.
En sådan förändring behöver bedömas, men innebär inte automatiskt att bokföringen är felaktig.
Förändringen kan exempelvis bero på ändrade inköpspriser, förändrad produktmix, lagerjusteringar eller att kostnader har bokförts på andra konton.
Om en förklaring efterfrågas dokumenterar du den under Förklaring till förändrad bruttovinstmarginal.
2. Kontroll av verifikationer för nya året
Under Kontroll av verifikationer för nya året visar Preauditor direkta kostnader som bokförts under nästkommande räkenskapsår och som omfattas av kontrollen.
Syftet är att uppmärksamma kostnader som kan höra till det räkenskapsår du kontrollerar.
För varje verifikation kan du bland annat se:
Verifikat och datum.
Beskrivning och belopp.
Information om attestflöde och attest.
Information om verifikationsbilaga.
Gå igenom verifikationerna och bedöm om kostnaderna hör till det nya räkenskapsåret eller om de borde ha redovisats under det föregående året.
Dokumentera din bedömning
Om förändringen i bruttovinstmarginal behöver förklaras:
Gå till Förklaring till förändrad bruttovinstmarginal.
Klicka på Redigera.
Beskriv vad förändringen beror på.
Spara förklaringen enligt instruktionerna i kontrollen.
Var konkret så att någon som går igenom kontrollen senare kan förstå din bedömning.
Exempel på förklaring:
”Bruttovinstmarginalen har minskat eftersom inköpspriserna har ökat utan motsvarande höjning av försäljningspriserna.”
Tolka status för verifikationer
För verifikationerna kan Preauditor visa följande statusar:
Uppfyllt – den efterfrågade informationen har identifierats.
Saknas – den efterfrågade informationen har inte identifierats.
Kunde ej fastställas – tillgängliga uppgifter räcker inte för att avgöra status.
Ej tillämplig – kontrollpunkten är inte relevant för den aktuella posten.
Statusarna kan avse attestflöde, genomförd attest eller verifikationsbilaga.
Att en bilaga eller attest saknas i den information som Preauditor kan läsa innebär inte automatiskt att verifikationen är felaktig.
Bedöm resultatet utifrån vilken typ av kostnad det gäller och vilka underlag som finns.
Om något behöver rättas
Om du upptäcker en kostnad som har bokförts i fel period eller någon annan uppgift som behöver rättas:
Gör rättelsen i bokföringsprogrammet.
Gå tillbaka till Resultaträkningskontroller → Direkta kostnader.
Klicka på Ny Kontroll.
Gå igenom det uppdaterade resultatet.
Dokumentera vid behov hur avvikelsen har hanterats.
Nästa steg
När du har gått igenom bruttovinstmarginalen och verifikationerna för det nya året kan du fortsätta till Resultaträkningskontroller → Personalkostnader.
Behöver du hjälp?
Kontakta oss via chattrutan nere till höger i Preauditor om du behöver hjälp med kontrollen.