Kontrollen Representation granskar bokförda representationskostnader och jämför uppgifterna i bokföringen med tillgängliga underlag.
Preauditor bedömer varje verifikat utifrån tre områden: Formalia, Redovisning och Skatt. Kontrollen hjälper dig att identifiera brister i dokumentationen, avvikande momsavdrag och kostnader som kan behöva behandlas annorlunda skattemässigt.
En avvikelse innebär inte automatiskt att bokföringen är felaktig. Du behöver gå igenom resultatet och bedöma om något behöver kompletteras, förklaras eller rättas.
Innan du börjar
Företagets bokföringsprogram behöver vara anslutet till Preauditor.
För att kontrollen ska kunna bedöma ett representationsverifikat behöver även relevant underlag finnas tillgängligt.
Om ett underlag saknas eller inte kan läsas kan Preauditor sakna tillräcklig information för att genomföra bedömningen.
Genomför kontrollen
Öppna företaget eller klientuppdraget i Preauditor.
Kontrollera att rätt räkenskapsår är valt.
Gå till Resultaträkningskontroller → Representation.
Klicka på Ny Kontroll.
Gå igenom de verifikat som visas i resultatet.
Öppna respektive verifikat för att se bedömningarna och de uppgifter som ligger till grund för dem.
Följ upp eventuella avvikelser och bedöm om något behöver kompletteras eller rättas.
Vad kontrolleras?
Preauditor granskar representationsverifikaten utifrån tre områden.
1. Formalia
Under Formalia bedömer Preauditor om underlaget innehåller de uppgifter som behövs för att dokumentera representationen.
Det kan exempelvis handla om:
Datum och tillfälle.
Syftet med representationen.
Antal deltagare och uppgifter om vilka som deltog.
Om uppgifter saknas eller är otillräckliga behöver du bedöma om underlaget ska kompletteras.
2. Redovisning
Under Redovisning jämför Preauditor hur representationen har bokförts med de belopp och avdragsgränser som är relevanta för kontrollen.
Det kan bland annat omfatta:
Vilka konton som har använts.
Bokförda avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp.
Bokfört momsavdrag jämfört med beräknat tillåtet momsavdrag.
Om Preauditor identifierar en skillnad visas en förklaring till vad som avviker.
En differens behöver bedömas utifrån underlaget och hur representationen har bokförts.
3. Skatt
Under Skatt bedömer Preauditor den inkomstskattemässiga behandlingen av representationskostnaden.
Kontrollen kan exempelvis uppmärksamma kostnader som inte är avdragsgilla vid inkomstbeskattningen.
Om ett belopp behöver behandlas som ej avdragsgillt visar Preauditor en förklaring och vilket belopp bedömningen avser.
Du behöver kontrollera att bedömningen stämmer med representationens karaktär och företagets förutsättningar.
Gå igenom identifierade verifikat
Till vänster i kontrollen visas de verifikat som Preauditor har granskat.
För varje verifikat kan du se bland annat:
Verifikationsnummer.
Belopp.
Typ av representation.
Om representationen är intern eller extern.
Status för Formalia (F), Redovisning (R) och Skatt (S).
Kontrollens samlade bedömning av verifikatet.
Klicka på ett verifikat för att se resultatet i detalj.
Tolka resultatet
Preauditor använder olika statusar för att visa vad som har kunnat bedömas och om något behöver följas upp.
Godkänd
Preauditor har inte identifierat någon avvikelse som kräver ändring enligt de regler och uppgifter som ingår i kontrollen.
Rekommendation att ändra
Preauditor har identifierat något som enligt kontrollens bedömning bör ändras, exempelvis ett för stort momsavdrag eller en felaktig skattemässig behandling.
Gå igenom förklaringen och kontrollera om en rättelse behövs.
Kunde ej bedöma
Preauditor har inte tillräcklig information för att göra en fullständig bedömning.
Det kan exempelvis bero på att relevanta uppgifter saknas eller inte går att fastställa utifrån underlaget.
Det innebär inte automatiskt att verifikatet är felaktigt.
Verifikat som inte kunde kontrolleras
Under Kunde inte kontrolleras visas verifikat som Preauditor inte har kunnat granska, exempelvis på grund av att underlag saknas.
Kontrollera om relevant underlag finns i bokföringsprogrammet och om det behöver kompletteras.
Förstå beräkningarna och underlaget
När du öppnar ett verifikat kan Preauditor visa ytterligare information om hur bedömningen har gjorts.
Inkomstskatt
Under Inkomstskatt kan du se vilka representationskonton som har använts och hur kostnaden fördelas mellan avdragsgilla och ej avdragsgilla belopp.
Där kontrollen identifierar en avvikelse visas vilka belopp som förväntas och hur de faktiskt har bokförts.
Moms
Under Moms kan du jämföra:
Tillåtet momsavdrag enligt kontrollens beräkning.
Bokförd moms på relevanta konton.
Om det bokförda momsavdraget överstiger det beräknade tillåtna avdraget behöver du undersöka om bokföringen ska rättas.
Kontroll av attest
Preauditor kan även visa om det finns ett attestflöde och om verifikatet har attesterats, när sådan information är tillgänglig.
En saknad attest innebär inte automatiskt att representationen är felaktigt bokförd. Bedöm resultatet utifrån företagets rutiner.
Underlag – Tolkning av kvitto
Under Underlag – Tolkning av kvitto visas de uppgifter som Preauditor har kunnat identifiera från representationsunderlaget.
Det kan bland annat omfatta:
Datum och tillfälle.
Syfte med representationen.
Antal deltagare och deltagaruppgifter.
Fördelning mellan exempelvis mat och alkohol.
Momsbelopp enligt kvittot.
Identifierade inköpta artiklar.
Använd informationen för att kontrollera att tolkningen stämmer med det faktiska underlaget.
Om någon uppgift är felaktigt tolkad eller saknas behöver den beaktas när du bedömer kontrollens resultat.
Visa regelhänvisningar
När Preauditor identifierar en avvikelse kan du klicka på Visa källa för att se hänvisningen till den regel som ligger till grund för bedömningen.
Använd hänvisningen om du vill undersöka varför kontrollen rekommenderar en viss skattemässig eller redovisningsmässig behandling.
Om något behöver rättas
Preauditor gör inga ändringar i bokföringsprogrammet.
Om du bedömer att ett verifikat behöver korrigeras eller kompletteras:
Gå igenom Preauditors bedömning och det bakomliggande underlaget.
Gör eventuell rättelse eller komplettering i bokföringsprogrammet.
Gå tillbaka till Resultaträkningskontroller → Representation.
Klicka på Ny Kontroll.
Gå igenom det uppdaterade resultatet.
Om Preauditor fortfarande visar en avvikelse behöver du bedöma om den har en rimlig förklaring eller om ytterligare åtgärder krävs.
Nästa steg
När du har gått igenom representationsverifikaten och bedömt eventuella avvikelser kan du fortsätta till Balansräkningskontroller → Anläggningstillgångar.
Behöver du hjälp?
Kontakta oss via chattrutan nere till höger i Preauditor om du behöver hjälp med representationskontrollen.