Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för varuinköp dokumenterar hur bolaget hanterar sina inköpsflöden – från det att ett inköp sker till att leverantörsfakturan bokförs och betalas samt varan tas emot.
Du kan antingen:
Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format, eller
Skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär
Varför gör vi det här?
Varuinköp är ett centralt område i revisionen eftersom det direkt påverkar bolagets kostnader, lagervärdering och resultat. Felaktigheter i inköpsprocessen kan få betydande påverkan på bokföringen och den finansiella rapporteringen – oavsett om det handlar om:
Felaktig periodisering
Bristande attest
Saknade underlag
En välskriven rutinbeskrivning visar hur bolaget säkerställer att varuinköp hanteras korrekt, att leverantörsfakturor är godkända av rätt person och att kostnaderna redovisas i rätt period. Det ger revisorn en tydlig bild av bolagets processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen istället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: En tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger revisorn ett bättre utgångsläge för sin granskning.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för att genomföra det här momentet.
Du behöver däremot ha kännedom om hur bolagets inköpsflöden ser ut för att kunna dokumentera dem på ett korrekt och utförligt sätt.
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets varuinköpshantering och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Inköpsflöden | Vilka typer av varuinköp bolaget gör och hur inköpsbehovet identifieras |
Beställnings- och godkännandeprocess | Hur inköp initieras, godkänns och beställs |
Leverantörsfakturahantering | Hur inkommande fakturor tas emot, kontrolleras och attesteras |
Betalningshantering | Hur och när leverantörsfakturor betalas och bokförs |
Periodisering | Hur bolaget säkerställer att kostnader redovisas i rätt period |
Internkontroll | Vilka kontroller och rutiner som finns för att förhindra felaktigheter och obehöriga inköp |
Så här gör du
Du kan välja mellan två alternativ beroende på om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning eller inte.
Alternativ 1 – Ladda upp befintlig rutinbeskrivning
Om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning:
1. Välj fil: Klicka på "Dra eller välj filer".
2. Ladda upp: Välj din fil i PDF-format och ladda upp den.
3. Spara Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning sedan tidigare:
1. Starta formuläret: Klicka på "Skapa rutinbeskrivning".
2. Besvara frågorna: Fyll i och besvara frågorna i formuläret – de är utformade för att guida dig genom bolagets inköpsflöden steg för steg.
3. Spara: Klicka på "Spara" när du har besvarat samtliga frågor.
Tips: En rutinbeskrivning som inte speglar verkliga processer ger ett missvisande underlag för revisorn. Säkerställ att bolaget har en så utförlig och tydlig rutinbeskrivning som möjligt – det sparar tid och förbättrar revisionsinsatsen.
Vad händer om bolaget saknar en rutinbeskrivning?
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – och det är precis därför vi har byggt in möjligheten att skapa en direkt i systemet.
Genom att besvara formulärets frågor hjälper systemet dig att strukturera och dokumentera rutinerna på ett sätt som är anpassat för revisionsändamål.
Vad ser revisorn?
När du har sparat rutinbeskrivningen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumentet. Det ger revisorn en omedelbar förståelse för:
Hur bolagets inköpsprocess fungerar
Vilka kontroller som finns på plats
Var eventuella risker kan finnas
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart.
Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn: Rutinbeskrivningar → Personalkostnader
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]