Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för utbetalningar dokumenterar hur bolaget hanterar sina utbetalningar och överföringar från bank – från behörighetsstruktur och tillgångskontroll till krav på dualitet och administration av bankåtkomst. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget fördelar bankbehörigheter, tillämpar dualitetskravet och administrerar bankåtkomster. Utbetalningar från bank är ett av de mest riskkänsliga områdena i internkontrollen – här är risken för obehöriga transaktioner och oegentligheter störst, och dualitetskravet (att minst två personer måste godkänna en utbetalning) är en av de viktigaste skyddsåtgärderna. Det är värdefullt i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor ger en tydlig rutinbeskrivning dessutom revisorn en direkt bild av bolagets internkontroll och ansvarsfördelning, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolagets bankbehörigheter och utbetalningsrutiner ser ut för att kunna dokumentera dem korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets rutiner för utbetalningar från bank och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Tillgång till bank | Vilka personer som har tillgång till bolagets bankkonton och på vilken behörighetsnivå. |
Dualitetskrav | Om samtliga personer med bankåtkomst omfattas av krav på dualitet vid utbetalningar och överföringar – det vill säga att minst två personer måste godkänna varje transaktion. |
Undantag från dualitetskrav | Om det finns undantag, t.ex. för utbetalningar under ett visst belopp, och hur dessa är utformade och kontrollerade. |
Administration av bankåtkomst | Vem som ansvarar för att administrera bankbehörigheter och säkerställa att åtkomsten är aktuell och korrekt. |
Förändringar i bankbehörighet | Hur bolaget hanterar tillägg, ändringar eller borttagning av bankbehörigheter, t.ex. vid nyanställningar eller personalavgångar. |
Kontroll av utbetalningar | Hur bolaget kontrollerar att utbetalningar är korrekta och kopplade till godkända underlag innan de genomförs. |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att förhindra obehöriga eller felaktiga utbetalningar. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom utbetalningsrutinerna – vilka personer som har tillgång till bolagets bank (lägg till flera via Lägg till person), om samtliga personer med bankåtkomst omfattas av krav på dualitet vid utbetalningar och överföringar, och vem som ansvarar för att administrera bankåtkomsten.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Beskriv hur dualitetskravet tillämpas i praktiken – inte bara om det finns. Förekommer situationer där en enskild person kan genomföra en utbetalning utan en andra persons godkännande, till exempel vid frånvaro eller för mindre belopp, är det viktigt att dessa undantag dokumenteras och förklaras tydligt. Det ger revisorn en rättvisande bild av internkontrollen. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur bankbehörigheterna är fördelade, hur dualitetskravet tillämpas och vem som ansvarar för att administrera och uppdatera bankåtkomsterna. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Rutinbeskrivningar → Bokslutsprocessen.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]