Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för utbetalningar dokumenterar hur bolaget hanterar sina utbetalningar och överföringar från bank – från behörighetsstruktur och tillgångskontroll till krav på dualitet och administration av bankåtkomst.
Du kan antingen:
Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format, eller
Skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär
Varför gör vi det här?
Hanteringen av utbetalningar från bank är ett av de mest riskkänsliga områdena i ett bolags internkontroll. Det är här risken för obehöriga transaktioner, bedrägerier och oegentligheter är som störst – och det är därför ett område som alltid granskas noggrant i revisionen.
Ett välutformat system för bankbehörigheter och dualitetskrav – det vill säga att minst två personer måste godkänna en utbetalning – är en av de viktigaste skyddsåtgärderna ett bolag kan ha på plats.
En välskriven rutinbeskrivning visar hur bolaget:
Fördelar bankbehörigheter
Tillämpar dualitetskravet i praktiken
Administrerar och uppdaterar bankåtkomster när förändringar sker
Det ger revisorn en tydlig bild av bolagets internkontroll och ansvarsfördelning, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen istället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: En tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger revisorn ett bättre utgångsläge för sin granskning.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för att genomföra det här momentet.
Du behöver däremot ha kännedom om hur bolagets bankbehörigheter och utbetalningsrutiner ser ut för att kunna dokumentera dem på ett korrekt och utförligt sätt.
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets rutiner för utbetalningar från bank och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Tillgång till bank | Vilka personer som har tillgång till bolagets bankkonton och på vilken behörighetsnivå |
Dualitetskrav | Om samtliga personer med bankåtkomst omfattas av krav på dualitet vid utbetalningar och överföringar, det vill säga att minst två personer måste godkänna varje transaktion |
Undantag från dualitetskrav | Om det finns undantag från dualitetskravet, t.ex. för utbetalningar under ett visst belopp, och hur dessa undantag är utformade och kontrollerade |
Administration av bankåtkomst | Vem som ansvarar för att administrera bankbehörigheter och säkerställa att åtkomsten är aktuell och korrekt |
Förändringar i bankbehörighet | Hur bolaget hanterar tillägg, ändringar eller borttagning av bankbehörigheter, t.ex. vid nyanställningar eller personalavgångar |
Kontroll av utbetalningar | Hur bolaget kontrollerar att utbetalningar är korrekta och kopplade till godkända underlag innan de genomförs |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att förhindra obehöriga eller felaktiga utbetalningar |
Så här gör du
Du kan välja mellan två alternativ beroende på om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning eller inte.
Alternativ 1 – Ladda upp befintlig rutinbeskrivning
Om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning:
1. Välj fil: Klicka på "Dra eller välj filer".
2. Ladda upp: Välj din fil i PDF-format och ladda upp den.
3. Spara: Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning sedan tidigare:
1. Starta formuläret: Klicka på "Skapa rutinbeskrivning".
2. Besvara frågorna: Fyll i och besvara frågorna i formuläret – de är utformade för att guida dig genom bolagets utbetalningsrutiner och behörighetsstruktur steg för steg.
3. Spara: Klicka på "Spara" när du har besvarat samtliga frågor.
Tips: Var noga med att beskriva hur dualitetskravet tillämpas i praktiken – inte bara om det finns ett sådant krav. Om det förekommer situationer där en enskild person kan genomföra en utbetalning utan en andra persons godkännande, till exempel vid frånvaro eller för mindre belopp, är det viktigt att dessa undantag dokumenteras och förklaras tydligt. Det är just denna typ av information som ger revisorn en rättvisande bild av internkontrollen.
Vad händer om bolaget saknar en rutinbeskrivning?
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – och det är precis därför vi har byggt in möjligheten att skapa en direkt i systemet.
Genom att besvara formulärets frågor hjälper systemet dig att strukturera och dokumentera rutinerna på ett sätt som är anpassat för revisionsändamål.
Vad ser revisorn?
När du har sparat rutinbeskrivningen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumentet. Det ger revisorn en omedelbar förståelse för:
Hur bolagets bankbehörigheter är fördelade
Hur dualitetskravet tillämpas
Vem som ansvarar för att administrera och uppdatera bankåtkomsterna
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart.
Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn: Rutinbeskrivningar → Bokslutsprocessen
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]