Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för bokslutsprocessen dokumenterar hur bolaget hanterar sitt bokslut och upprättande av årsredovisning – från ansvarsfördelning och val av system till löpande avstämningar, budgetarbete och kvalitetssäkring.
Du kan antingen:
Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format, eller
Skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär
Varför gör vi det här?
Bokslutsprocessen är ett centralt område i revisionen eftersom det är här den finansiella rapporteringen sammanställs och kvalitetssäkras. En välstrukturerad och dokumenterad bokslutsprocess minskar risken för fel, säkerställer att bokslut och årsredovisning upprättas i enlighet med tillämpliga regler och ger revisorn en tydlig bild av hur bolaget arbetar för att säkerställa en korrekt och fullständig finansiell rapportering.
En välskriven rutinbeskrivning visar:
Vem som bär ansvaret för bokslutet
Hur och hur ofta avstämningar genomförs under året
Om bolaget arbetar med budgetar
Hur årsredovisningen upprättas och kvalitetssäkras
Det ger revisorn en tydlig bild av bolagets processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen istället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: En tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger revisorn ett bättre utgångsläge för sin granskning.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för att genomföra det här momentet.
Du behöver däremot ha kännedom om hur bolagets bokslutsprocess och ansvarsfördelning ser ut för att kunna dokumentera dem på ett korrekt och utförligt sätt.
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets bokslutsprocess och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Ansvar för bokslut | Vem eller vilka som är ansvariga för att upprätta bolagets bokslut |
Bokföringsprogram | Vilket eller vilka bokföringsprogram bolaget använder för den löpande redovisningen och bokslutsarbetet |
Bokslutsavstämningar | Hur ofta bokslutsavstämningar genomförs, t.ex. månadsvis eller kvartalsvis, och vem som ansvarar för att genomföra dem |
Budgetarbete | Om bolaget upprättar budgetar, hur ofta detta sker, vem som ansvarar för budgetarbetet och hur utfall följs upp mot budget |
Upprättande av årsredovisning | I vilket system årsredovisningen upprättas och vem som ansvarar för att upprätta den |
Kvalitetssäkring av årsredovisning | Om det finns en utsedd person, funktion eller externt företag som kvalitetssäkrar årsredovisningen innan den fastställs |
Tidplan för bokslut | Hur bolagets tidplan för bokslutsarbetet ser ut och vilka interna deadlines som gäller |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att säkerställa att bokslutet är korrekt och fullständigt |
Så här gör du
Du kan välja mellan två alternativ beroende på om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning eller inte.
Alternativ 1 – Ladda upp befintlig rutinbeskrivning
Om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning:
1. Välj fil: Klicka på "Dra eller välj filer".
2. Ladda upp: Välj din fil i PDF-format och ladda upp den.
3. Spara: Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning sedan tidigare:
1. Starta formuläret: Klicka på "Skapa rutinbeskrivning".
2. Besvara frågorna: Fyll i och besvara frågorna i formuläret – de är utformade för att guida dig genom bolagets bokslutsprocess steg för steg.
3. Spara: Klicka på "Spara" när du har besvarat samtliga frågor.
Tips: Var noga med att beskriva hur bokslutsprocessen ser ut i praktiken – inte bara vem som formellt är ansvarig. Beskriv gärna hur ofta avstämningar görs, om bolaget arbetar aktivt med budgetar och hur kvalitetssäkringen av årsredovisningen går till. Ju mer utförlig beskrivning, desto bättre förståelse får revisorn för bolagets processer och internkontroll.
Vad händer om bolaget saknar en rutinbeskrivning?
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – och det är precis därför vi har byggt in möjligheten att skapa en direkt i systemet.
Genom att besvara formulärets frågor hjälper systemet dig att strukturera och dokumentera rutinerna på ett sätt som är anpassat för revisionsändamål.
Vad ser revisorn?
När du har sparat rutinbeskrivningen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumentet. Det ger revisorn en omedelbar förståelse för:
Hur bolagets bokslutsprocess är organiserad
Vem som bär ansvaret för de olika delarna
Hur kvalitetssäkringen av den finansiella rapporteringen säkerställs
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart.
Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn: Förvaltningsrevision → Aktiebok
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]