Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för bokslutsprocessen dokumenterar hur bolaget hanterar sitt bokslut och upprättandet av årsredovisning – från ansvarsfördelning och val av system till löpande avstämningar, budgetarbete och kvalitetssäkring. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget arbetar med bokslut och årsredovisning – vem som bär ansvaret, hur avstämningar genomförs och hur den finansiella rapporteringen kvalitetssäkras. En välstrukturerad bokslutsprocess minskar risken för fel och är värdefull i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor är bokslutsprocessen dessutom ett centralt område i revisionen, eftersom det är här den finansiella rapporteringen sammanställs och kvalitetssäkras. En tydlig rutinbeskrivning ger då revisorn en bild av processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolagets bokslutsprocess och ansvarsfördelning ser ut för att kunna dokumentera dem korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets bokslutsprocess och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Ansvar för bokslut | Vem eller vilka som är ansvariga för att upprätta bolagets bokslut. |
Bokföringsprogram | Vilket eller vilka bokföringsprogram bolaget använder för löpande redovisning och bokslutsarbete. |
Bokslutsavstämningar | Hur ofta bokslutsavstämningar genomförs, t.ex. månadsvis eller kvartalsvis, och vem som ansvarar för dem. |
Budgetarbete | Om bolaget upprättar budgetar, hur ofta det sker, vem som ansvarar och hur utfall följs upp mot budget. |
Upprättande av årsredovisning | I vilket system årsredovisningen upprättas och vem som ansvarar för att upprätta den. |
Kvalitetssäkring av årsredovisning | Om det finns en utsedd person, funktion eller externt företag som kvalitetssäkrar årsredovisningen innan den fastställs. |
Tidplan för bokslut | Hur bolagets tidplan för bokslutsarbetet ser ut och vilka interna deadlines som gäller. |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att säkerställa att bokslutet är korrekt och fullständigt. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom bokslutsprocessen – vem som ansvarar för att upprätta bokslut, vilket bokföringsprogram bolaget använder, hur ofta bokslutsavstämning görs och vem som genomför den, om budget upprättas, i vilket system årsredovisningen upprättas och vem som upprättar den, samt om någon person eller externt företag kvalitetssäkrar årsredovisningen.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Beskriv hur bokslutsprocessen ser ut i praktiken – inte bara vem som formellt är ansvarig. Beskriv gärna hur ofta avstämningar görs, om bolaget arbetar aktivt med budgetar och hur kvalitetssäkringen av årsredovisningen går till. Ju mer utförlig beskrivning, desto bättre förståelse får revisorn för bolagets processer och internkontroll. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur bokslutsprocessen är organiserad, vem som bär ansvaret för de olika delarna och hur kvalitetssäkringen av den finansiella rapporteringen säkerställs. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart – och därmed är hela Rutinbeskrivningar genomförd. Fortsätt till nästa avsnitt via vänstermenyn:
Bolagsformalia → Aktiebok.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]