Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för personalkostnader dokumenterar hur bolaget hanterar sina personalrelaterade kostnader – från löneberäkning och utbetalning till bokföring och rapportering av skatter och avgifter. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget hanterar sina personalkostnader – ett underlag som visar att löner beräknas och betalas ut korrekt, att skatter och avgifter redovisas i rätt tid och att kostnaderna bokförs i rätt period. Det är värdefullt i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor är personalkostnader dessutom ofta en av de största kostnadsposterna och ett prioriterat område i revisionen. Fel kan få betydande konsekvenser – både för resultatet och för efterlevnaden av regler kring skatter, arbetsgivaravgifter och semesterersättningar. En tydlig rutinbeskrivning ger då revisorn en bild av processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolagets löne- och personalprocesser ser ut för att kunna dokumentera dem korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets hantering av personalkostnader och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Löneprocess | Hur löner beräknas, godkänns och betalas ut. |
Tidrapportering och underlag | Hur arbetstid, övertid och frånvaro registreras och kontrolleras. |
Skatter och arbetsgivaravgifter | Hur preliminärskatt och arbetsgivaravgifter beräknas och redovisas till Skatteverket. |
Semesterlön och förmåner | Hur semesterersättning, förmåner och övriga personalrelaterade kostnader hanteras och bokförs. |
Periodisering | Hur bolaget säkerställer att personalkostnader redovisas i rätt period. |
Internkontroll | Vilka kontroller och rutiner som finns för att förhindra felaktiga löneutbetalningar och obehöriga ändringar. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom löne- och personalprocessen – till exempel vem som ansvarar för lönehantering och nyanställningar, om anställningsavtal upprättas för alla anställda, hur arbetad tid kontrolleras mot rapporterad tid, och vem som skapar lönespecifikationer respektive attesterar och ansvarar för löneutbetalningar.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Även om bolaget redan har en rutinbeskrivning kan det vara värt att gå igenom formuläret för att kontrollera att den är fullständig och uppdaterad. En rutinbeskrivning som inte speglar de verkliga processerna ger ett missvisande underlag. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur löne- och personalprocessen fungerar, vilka kontroller som finns och var risker kan finnas. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Rutinbeskrivningar → Immateriella tillgångar.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]