Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för varulager dokumenterar hur bolaget hanterar sitt lager – från inleverans och löpande lagerredovisning till inventering, värdering och utleverans. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget registrerar, inventerar och värderar sitt lager – ett underlag som visar att lagerrörelser följs upp och att värderingen görs genomtänkt och konsekvent. Det är värdefullt i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor är varulager dessutom ofta en betydande post i balansräkningen och ett område som kräver särskild uppmärksamhet i revisionen. Värderingen bygger på flera bedömningar – kring inkurans, anskaffningsvärde och nettoförsäljningsvärde – och fel kan få väsentlig påverkan på resultat och ställning. En tydlig rutinbeskrivning ger då revisorn en bild av processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolaget hanterar sitt varulager för att kunna dokumentera det korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets lagerhantering och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Typer av varulager | Vilka typer av lager bolaget har, t.ex. råvaror, varor under tillverkning, färdiga varor eller handelsvaror. |
In- och utleverans | Hur inleveranser tas emot, kontrolleras och registreras samt hur utleveranser hanteras och bokförs. |
Lagerredovisning | Hur lagret redovisas löpande, t.ex. genom integrerat affärssystem eller separat lagerprogram. |
Inventering | Hur, när och hur ofta inventering genomförs samt hur inventeringsdifferenser utreds och hanteras. |
Värdering | Hur bolaget värderar lagret enligt tillämpliga redovisningsregler, t.ex. enligt lägsta värdets princip. |
Inkurans | Hur bolaget identifierar och hanterar inkuranta varor samt hur eventuella inkuransavdrag beräknas. |
Periodisering | Hur bolaget säkerställer att lagerförändringar och kostnad sålda varor redovisas i rätt period. |
Internkontroll | Vilka kontroller och rutiner som finns för att förhindra svinn, felaktigheter och obehöriga lagerrörelser. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom lagerhanteringen – i vilket system lagersaldolistan upprättas och vem som ansvarar för lagret, om regelbundna avstämningar görs mellan lagersaldolista och huvudbok, om det finns interna inventeringsinstruktioner och hur ofta kontrollinventering görs, vem som ansvarar för att inventeringsresultatet förs in i huvudboken som justering, om lagersaldolistan inkluderar inköpspriser, om FIFO-principen tillämpas på allt lager, och om revisorn inventerar lagret fysiskt vid årsslut.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Inventering och värdering är de områden där fel oftast uppstår i varulagret. Se därför till att rutinbeskrivningen tydligt förklarar hur bolaget genomför sin inventering och hur värdering och inkuransbedömning går till – det är just dessa förklaringar som skapar störst värde för revisorn. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur lagerprocessen fungerar, hur inventering och värdering genomförs, vilka kontroller som finns och var risker kan finnas. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Rutinbeskrivningar → Attest i bokföring.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]