Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för materiella tillgångar dokumenterar hur bolaget hanterar sina materiella anläggningstillgångar – från anskaffning och aktivering till löpande underhåll, avskrivning och eventuell avyttring. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget anskaffar, värderar och skriver av sina materiella tillgångar – ett underlag som visar att gränsdragningar och bedömningar görs genomtänkt och konsekvent. Det är värdefullt i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor utgör materiella tillgångar – som maskiner, inventarier, fordon och fastigheter – dessutom ofta en betydande del av balansräkningen och ett viktigt område i revisionen. Felaktiga bedömningar kring aktivering, avskrivningstider och värdering kan få väsentlig påverkan på resultat och ställning. En tydlig rutinbeskrivning ger då revisorn en bild av processer och internkontroll, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolaget hanterar sina materiella tillgångar för att kunna dokumentera dem korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets hantering av materiella tillgångar och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Typer av materiella tillgångar | Vilka materiella tillgångar bolaget har, t.ex. maskiner, inventarier, fordon eller fastigheter. |
Anskaffning och aktivering | Hur bolaget bedömer och beslutar om en utgift ska aktiveras som anläggningstillgång eller kostnadsföras direkt. |
Värdering | Hur tillgångar värderas vid anskaffningstillfället och i den löpande redovisningen. |
Avskrivningar | Hur avskrivningsplaner fastställs, vilka avskrivningstider som tillämpas och hur avskrivningar beräknas. |
Underhåll och påbyggnader | Hur bolaget skiljer mellan löpande underhåll som kostnadsförs och förbättringsåtgärder som aktiveras. |
Nedskrivningsprövning | Hur bolaget identifierar indikationer på värdeminskning och hanterar eventuella nedskrivningar. |
Avyttring och utrangering | Hur bolaget hanterar försäljning, avveckling eller utrangering av materiella tillgångar. |
Internkontroll | Vilka kontroller och rutiner som finns för att säkerställa korrekt redovisning och värdering. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom hanteringen av materiella tillgångar – om det finns ett tillgångsregister och vem som ansvarar för ändringar och avyttringar, hur bolaget bedömer vad som ska kostnadsföras respektive aktiveras, rutinen för avskrivningar och vem som ansvarar för avskrivningsperioden, samt om det finns en skillnad mellan bokföringsmässig och skattemässig avskrivning.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Ett vanligt område för fel är gränsdragningen mellan vad som ska aktiveras som tillgång och vad som ska kostnadsföras direkt. Se därför till att rutinbeskrivningen tydligt förklarar hur bolaget gör den bedömningen – det är just dessa förklaringar som skapar störst värde för revisorn. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur bolaget anskaffar, värderar och hanterar sina materiella tillgångar, vilka kontroller som finns och var risker kan finnas. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Rutinbeskrivningar → Finansiella tillgångar.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]