Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för attest i bokföring dokumenterar hur bolaget säkerställer att verifikat i bokföringen är korrekt godkända och attesterade – från ansvarsfördelning och behörigheter till kontroll av att attestflödet efterlevs i praktiken.
Du kan antingen:
Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format, eller
Skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär
Varför gör vi det här?
Ett välfungerande attestflöde är en av de viktigaste delarna i ett bolags internkontroll. Det säkerställer att endast behöriga personer kan godkänna transaktioner och att bokföringen inte innehåller felaktiga eller obehöriga verifikat. Avsaknad av tydliga attestrutiner är en vanlig orsak till fel i bokföringen och ökar risken för oegentligheter.
En välskriven rutinbeskrivning visar hur bolaget:
Fördelar ansvaret för bokföringen
Hanterar behörigheter och tillgång till bokföringssystemet
Säkerställer att samtliga verifikat är korrekt attesterade innan de bokförs
Det ger revisorn en tydlig bild av bolagets internkontroll och ansvarsfördelning, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen istället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: En tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger revisorn ett bättre utgångsläge för sin granskning.
Förutsättningar
Det finns inga tekniska förutsättningar för att genomföra det här momentet.
Du behöver däremot ha kännedom om hur bolagets attestrutiner och behörighetsstruktur ser ut för att kunna dokumentera dem på ett korrekt och utförligt sätt.
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets attestrutiner i bokföringen och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Ansvar för bokföring | Vem eller vilka som är ansvariga för den löpande bokföringen och den övergripande redovisningen |
Tillgång till bokföringssystem | Vilka personer som har tillgång till bokföringssystemet och vilken behörighetsnivå respektive person har |
Automatiskt attestkrav | Om bokföringssystemet har ett inbyggt och automatiskt krav på attest innan ett verifikat kan bokföras |
Attestflöde | Hur attestflödet är utformat – vem som attesterar vad och på vilken nivå |
Ansvar för efterlevnad | Om det finns en utsedd person eller funktion som ansvarar för att kontrollera att samtliga verifikat är attesterade |
Hantering av avvikelser | Hur bolaget hanterar verifikat som saknar attest eller som har attesterats av fel person |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att säkerställa att attestflödet följs i praktiken |
Så här gör du
Du kan välja mellan två alternativ beroende på om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning eller inte.
Alternativ 1 – Ladda upp befintlig rutinbeskrivning
Om bolaget redan har en dokumenterad rutinbeskrivning:
1. Välj fil: Klicka på "Dra eller välj filer".
2. Ladda upp: Välj din fil i PDF-format och ladda upp den.
3. Spara: Klicka på "Spara" när uppladdningen är klar.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning sedan tidigare:
1. Starta formuläret: Klicka på "Skapa rutinbeskrivning".
2. Besvara frågorna: Fyll i och besvara frågorna i formuläret – de är utformade för att guida dig genom bolagets attestrutiner och ansvarsfördelning steg för steg.
3. Spara: Klicka på "Spara" när du har besvarat samtliga frågor.
Tips: Var noga med att beskriva hur attestflödet ser ut i praktiken – inte bara hur det är tänkt att fungera. Om det finns situationer där attestkravet frångås, till exempel vid frånvaro eller för mindre belopp, är det viktigt att även dessa undantag dokumenteras tydligt. Det är just denna typ av information som ger revisorn en rättvisande bild av internkontrollen.
Vad händer om bolaget saknar en rutinbeskrivning?
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – och det är precis därför vi har byggt in möjligheten att skapa en direkt i systemet.
Genom att besvara formulärets frågor hjälper systemet dig att strukturera och dokumentera rutinerna på ett sätt som är anpassat för revisionsändamål.
Vad ser revisorn?
När du har sparat rutinbeskrivningen och delat materialet får revisorn tillgång till dokumentet. Det ger revisorn en omedelbar förståelse för:
Hur bolagets attestflöde är utformat
Vem som bär ansvaret för bokföringen
Hur bolaget säkerställer att samtliga verifikat är korrekt godkända
Det effektiviserar granskningen och leder till bättre och mer välgrundade slutsatser.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart.
Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn: Rutinbeskrivningar → Utbetalningar
Har du frågor? Chatta med oss eller hör av dig på [email protected]