Vad är det här?
Rutinbeskrivningen för attest i bokföring dokumenterar hur bolaget säkerställer att verifikat i bokföringen är korrekt godkända och attesterade – från ansvarsfördelning och behörigheter till kontroll av att attestflödet efterlevs i praktiken. Du kan antingen ladda upp en befintlig rutinbeskrivning i PDF-format eller skapa en ny direkt i systemet med hjälp av ett guidat formulär.
Varför gör vi det här?
En rutinbeskrivning fyller två syften.
Först och främst är den din dokumentation av hur bolaget fördelar ansvar, hanterar behörigheter och säkerställer att verifikat attesteras innan de bokförs. Ett välfungerande attestflöde är en av de viktigaste delarna i bolagets internkontroll – det säkerställer att endast behöriga personer godkänner transaktioner och minskar risken för felaktiga eller obehöriga verifikat. Det är värdefullt i kvalitetsarbetet oavsett om bolaget har en revisor eller inte.
Har klienten en revisor ger en tydlig rutinbeskrivning dessutom revisorn en direkt bild av bolagets internkontroll och ansvarsfördelning, så att granskningen kan fokuseras på rätt ställen i stället för att kartlägga rutinerna från grunden.
Kort sagt: en tydlig rutinbeskrivning sparar tid, skapar transparens och ger ett bättre utgångsläge – för dig och för revisorn.
Förutsättning • Det finns inga tekniska förutsättningar för det här momentet – bokföringsprogrammet behöver inte vara anslutet. • Du behöver däremot känna till hur bolagets attestrutiner och behörighetsstruktur ser ut för att kunna dokumentera dem korrekt och utförligt. |
Vad dokumenteras?
Rutinbeskrivningen ger en samlad bild av bolagets attestrutiner i bokföringen och beskriver bland annat:
Område | Exempel på innehåll |
Ansvar för bokföring | Vem eller vilka som ansvarar för den löpande bokföringen och den övergripande redovisningen. |
Tillgång till bokföringssystem | Vilka personer som har tillgång till bokföringssystemet och vilken behörighetsnivå respektive person har. |
Automatiskt attestkrav | Om bokföringssystemet har ett inbyggt och automatiskt krav på attest innan ett verifikat kan bokföras. |
Attestflöde | Hur attestflödet är utformat – vem som attesterar vad och på vilken nivå. |
Ansvar för efterlevnad | Om det finns en utsedd person eller funktion som ansvarar för att kontrollera att samtliga verifikat är attesterade. |
Hantering av avvikelser | Hur bolaget hanterar verifikat som saknar attest eller som har attesterats av fel person. |
Internkontroll | Vilka övriga kontroller och rutiner som finns för att säkerställa att attestflödet följs i praktiken. |
Så här gör du
Överst finns reglaget Applicerbart för företaget. Är rutinen inte relevant för bolaget slår du av det – då visas Ej applicerbart och ingen fil behöver laddas upp. Är den relevant, lämna reglaget på och välj ett av alternativen nedan.
Alternativ 1 – Ladda upp en befintlig rutinbeskrivning
1. Kontrollera reglaget. Se till att Applicerbart för företaget är på.
2. Ladda upp fil. Klicka på Dra eller välj filer och välj din PDF-fil. Filen laddas upp direkt i vyn.
Alternativ 2 – Skapa en ny rutinbeskrivning
1. Öppna formuläret. Klicka på Skapa rutinbeskrivning.
2. Besvara frågorna. Formuläret guidar dig genom attestrutinerna – vem som ansvarar för bokföringen, vilka personer som har tillgång till bokföringssystemet (lägg till flera via Lägg till person), om det finns ett automatiskt krav på attest i bokföringen, och om någon är ansvarig för att säkerställa att samtliga verifikat är attesterade.
3. Spara. Klicka på Spara utkast för att fortsätta senare, eller Skapa rutinbeskrivning för att färdigställa den.
Har rutinbeskrivningen inte ändrats sedan förra gången behöver du inte uppdatera den.
Tips Beskriv hur attestflödet ser ut i praktiken – inte bara hur det är tänkt att fungera. Finns det situationer där attestkravet frångås, till exempel vid frånvaro eller för mindre belopp, är det viktigt att även dessa undantag dokumenteras tydligt. Det ger revisorn en rättvisande bild av internkontrollen. |
Om bolaget saknar en rutinbeskrivning
Det är vanligt att mindre bolag inte har en formellt dokumenterad rutinbeskrivning sedan tidigare – därför kan du skapa en direkt i systemet. Genom att besvara formulärets frågor struktureras och dokumenteras rutinerna på ett sätt som passar både för din kvalitetssäkring och för en kommande revision.
Så når rutinbeskrivningen revisorn
Rutinbeskrivningen delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår dokumentet – och revisorn får en omedelbar förståelse för hur attestflödet är utformat, vem som bär ansvaret för bokföringen och hur bolaget säkerställer att samtliga verifikat är korrekt godkända. Har klienten ingen revisor stannar rutinbeskrivningen som bolagets interna dokumentation.
Nästa steg
När du har sparat rutinbeskrivningen är momentet klart. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Rutinbeskrivningar → Utbetalningar.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]