Vad är det här?
Personalkostnader är en automatiserad kontroll som stämmer av bolagets redovisning av löner och personalrelaterade kostnader. Systemet hämtar data från bokföringsprogram, bank och Skatteverket och jämför bokförda löner, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt mot vad bolaget har deklarerat och betalat - och listar automatiskt de poster som avviker, så att du kan kommentera dem direkt i vyn.
Kontrollen kräver att bolagets bokföringsprogram, bank och Skatteverket är anslutna, och kan ta någon minut att köra.
Varför gör vi det här?
För många bolag är personalkostnader en av de största posterna i resultaträkningen, och därför ett centralt område i kvalitetsarbetet - och ett område en revisor typiskt lägger fokus på. Felaktigt redovisade löner, arbetsgivaravgifter eller avdragen skatt kan ge en missvisande bild av bolagets kostnader, och i förlängningen leda till felaktiga skattedeklarationer. Genom att jämföra bokförda personalkostnader mot arbetsgivardeklarationer och faktiska utbetalningar lyfter systemet snabbt avvikelser och mönster som kan tyda på fel eller brister.
Kontrollen fyller två syften. Först och främst är den din egen kvalitetssäkring: du får en systematisk avstämning av att bokförda löner, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt stämmer mot det som deklarerats och betalats. Det är värdefullt oavsett om bolaget har en revisor eller inte - både för dig som redovisningskonsult och för en intern ekonomifunktion som vill kvalitetssäkra sitt eget arbete.
Har bolaget en revisor är kontrollen dessutom ett underlag revisorn behöver. När du kommenterar de avvikelser systemet lyfter får revisorn en direkt förklaring från dig som känner bolaget bäst, och kan rikta sin granskning mot de mest väsentliga posterna.
Kort sagt: ju tydligare du kommenterar de flaggade posterna, desto bättre underlag.
Förutsättning • Bolagets bokföringsprogram, bank och Skatteverket behöver vara anslutna innan du startar kontrollen. • Saknas en koppling? Gå till Administrera integrationer och följ instruktionerna där. |
Vad kontrolleras?
Systemet kör automatiskt ett antal avstämningar av bolagets personalkostnader. Här är vad som kontrolleras och varför:
Kontroll | Vad kontrolleras |
Arbetsgivaravgifter – rimlighet | Kontrollerar att de bokförda arbetsgivaravgifterna är rimliga som andel av lönerna. Avgiftssatsen kan variera, till exempel beroende på anställdas ålder eller typ av ersättning. |
Bokförda löner mot deklarerade | Stämmer av bokförda löner mot de löner som redovisats i bolagets arbetsgivardeklarationer hos Skatteverket. En avvikelse kan tyda på felaktig redovisning. |
Bokförda arbetsgivaravgifter mot deklarerade | Stämmer av bokförda arbetsgivaravgifter mot beloppen i arbetsgivardeklarationerna. |
Avdragen skatt mot deklarerad | Stämmer av den avdragna preliminärskatten som bokförts mot beloppen i arbetsgivardeklarationerna, och att skatteskulden hanteras rätt i balansräkningen. |
Så här gör du
1. Starta kontrollen. Klicka på Ny kontroll. Systemet hämtar och analyserar data från bokföringsprogram, bank och Skatteverket - det kan ta någon minut.
2. Gå igenom resultatet. Resultatet visas uppdelat i avsnitt: arbetsgivaravgifternas rimlighet, samt bokförda löner, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt mot bolagets arbetsgivardeklarationer.
3. Hitta de flaggade posterna. Leta efter avvikelser mellan bokförda och deklarerade belopp, eller poster som markerats Bedöms väsentlig.
4. Kommentera varje avvikelse. Klicka på Redigera (eller klicka för att lägga till) i kommentarsrutan vid posten och beskriv varför avvikelsen har uppstått.
5. Kontrollera att inget saknas. När alla flaggade poster är kommenterade försvinner statusen Saknar kommentar och underlaget är komplett.
Tips Kommentera även poster som vid första anblick verkar självklara. Det är din förklaring som ger sammanhanget - för dig själv i kvalitetsarbetet, för en kollega som tar över, och för revisorn om bolaget har en sådan - så att posten snabbt kan förstås och stämmas av. |
Så läser du resultatet
Varje avsnitt visar en status. Så tolkar du dem:
Uppfyllt - posten stämmer, eller differensen ligger inom väsentlighetsgränsen.
Saknas - en förväntad uppgift saknas, till exempel en deklaration eller ett underlag.
Kunde ej fastställas - systemet kunde inte avgöra posten utifrån tillgängliga data.
Bedöms väsentlig - en avvikelse som överstiger väsentlighetsgränsen och som bör kommenteras.
Saknar kommentar - sidans status: minst en flaggad post saknar din kommentar.
Väsentlighetsgränsen anges per kontroll och avgör hur stor en avvikelse får vara innan den flaggas.
Se till att kommentera samtliga flaggade poster. När det är gjort försvinner statusen "Saknar kommentar" och revisorn - eller den som kvalitetssäkrar internt - får ett komplett underlag.
Så når resultatet revisorn
Kontrollen av personalkostnader delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår de identifierade avvikelserna och dina kommentarer. Har klienten ingen revisor är kontrollen ändå bolagets egen dokumentation över att löner, arbetsgivaravgifter och avdragen skatt har stämts av mot deklarationerna.
Nästa steg
När du har kommenterat de flaggade posterna är kontrollen av personalkostnader klar. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Resultaträkningskontroller → Bokslutsdispositioner.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]