Vad är det här?
I det här steget laddar du upp underbilagor och specifikationer till bolagets samtliga balansposter. Det är de detaljerade underlagen som styrker och specificerar varje enskild post i balansräkningen - till exempel anläggningsregister, kund- och leverantörsreskontra, kontoutdrag från banken och underlag från Skatteverket.
Underbilagorna är ordnade per balanspost i vänstermenyn. Vissa poster har flera uppladdningsplatser, och varje plats har ett reglage - Applicerbart för företaget - som du använder för att markera om posten är relevant för bolaget.
Varför gör vi det här?
Varje post i balansräkningen behöver kunna styrkas med ett detaljerat underlag. Underbilagorna är först och främst bolagets egen dokumentation av att de bokförda beloppen är korrekta och att inga väsentliga poster saknas eller är felaktigt värderade - ett konkret bevis som gör det enkelt att följa en post från balansräkningen till underlaget. Det är värdefullt oavsett om bolaget har en revisor eller inte - både för dig som redovisningskonsult och för en intern ekonomifunktion som vill kvalitetssäkra sitt eget arbete.
Har bolaget en revisor är underbilagorna dessutom det underlag revisorn behöver för att verifiera värdering och fullständighet. Genom att samla dem här, strukturerade per balanspost, får revisorn ett lättillgängligt underlag och behovet av kompletterande frågor minskar.
Kort sagt: ju mer kompletta och välordnade underbilagor, desto bättre underlag.
Förutsättning • Samla underbilagorna för respektive balanspost innan du börjar. Underlagen hämtas vanligtvis från bolagets bokföringsprogram, bank och Skatteverket. • Se till att varje underbilaga är aktuell och avser balansdagen eller den period som avses. |
Vad ska laddas upp?
Underbilagorna laddas upp per balanspost. Nedan följer vad som typiskt hör till varje post:
Balanspost | Underbilaga |
Immateriella tillgångar | Anläggningsregister på komponentnivå med anskaffningsvärden, ackumulerade av- och nedskrivningar och bokfört restvärde. Vid utvecklingsprojekt även styrelsens godkännande och beslut om nedskrivningstest, om sådana finns. |
Materiella tillgångar | Anläggningsregister med anskaffningsvärden, ackumulerade avskrivningar och bokfört restvärde per balansdagen. |
Finansiella tillgångar | Specifikation av finansiella anläggningstillgångar med anskaffningsvärde och bokfört värde per balansdagen. |
Varulager | Lagerinventering eller lagerspecifikation per balansdagen, värderad enligt lägsta värdets princip. |
Pågående arbeten | Specifikation av pågående arbeten med värdering per balansdagen. |
Kundfordringar | Kundreskontra med åldersanalys per balansdagen, specificerad per kund och förfallodag. |
Övriga kortfristiga fordringar | Specifikation av övriga kortfristiga fordringar, till exempel momsfordran. |
Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter | Specifikation med beskrivning och belopp per post. |
Kortfristiga placeringar | Specifikation av kortfristiga placeringar med bokfört värde per balansdagen. |
Kassa och bank | Bankkontoutdrag per balansdagen för samtliga bankkonton samt eventuell kassaräkning. |
Eget kapital | Specifikation av eget kapital och dess förändring under räkenskapsåret. |
Obeskattade reserver | Specifikation av periodiseringsfonder och övriga obeskattade reserver med avsättningsår och belopp. |
Avsättningar | Specifikation av bolagets avsättningar med beskrivning och belopp per post. |
Långfristiga skulder | Engagemangsbesked från bank eller annan långivare med aktuellt saldo och villkor per balansdagen. |
Leverantörsskulder | Leverantörsreskontra specificerad per leverantör och förfallodag per balansdagen. |
Skatteskulder | Underlag från Skatteverket avseende skattekontots saldo samt specifikation av bokförda skatteskulder. |
Övriga kortfristiga skulder | Specifikation av övriga kortfristiga skulder med beskrivning och belopp per post. |
Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter | Specifikation med beskrivning och belopp per post. |
Övriga bilagor | Övriga underlag och specifikationer som inte hör till någon av posterna ovan. |
Checklista för anläggningsregister (BFNAR 2013:2)
För immateriella och materiella anläggningstillgångar ska anläggningsregistret enligt BFNAR 2013:2 innehålla följande för varje tillgång:
– Uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången
– Anskaffningsvärde och anskaffningstidpunkt
– Beräknat restvärde
– Tillämpad avskrivningsmetod om annan än linjär, eller uppgift om att tillgången inte skrivs av
– Nyttjandeperiod
– Ackumulerade av- och nedskrivningar
– Korrigeringar av tidigare års av- och nedskrivningar samt omklassificeringar
I aktiebolag och ekonomiska föreningar tillkommer uppgifter om uppskrivningar. Är en tillgång uppdelad i komponenter anges uppgifterna per komponent.
Så här gör du
1. Öppna en balanspost. Välj balansposten i vänstermenyn - underbilagorna är ordnade per post.
2. Markera om posten är relevant. Använd reglaget Applicerbart för företaget. Är posten inte aktuell för bolaget stänger du av reglaget, så behöver du inte ladda upp något.
3. Ladda upp underbilagan. Klicka på Dra eller välj filer vid respektive uppladdningsplats och välj filen, eller dra den direkt till rutan. Filen laddas upp och sparas automatiskt.
4. Upprepa för samtliga poster. Gå igenom balansposterna tills alla relevanta underbilagor är uppladdade.
5. Kontrollera uppladdningarna. Se till att alla uppladdningar har slutförts utan fel innan du går vidare.
Tips Se till att underbilagorna är aktuella och avser balansdagen. En leverantörsreskontra eller ett bankkontoutdrag som inte stämmer tidsmässigt med balansdagen kan skapa onödiga frågor. Ju mer kompletta och välordnade underbilagor du laddar upp, desto smidigare går det. |
Vad händer med filerna?
När du har laddat upp underbilagorna samlas de per balanspost. För anläggningstillgångar visas en checklista som bygger på kraven för anläggningsregister i BFNAR 2013:2 (se nedan). Underlaget gör det möjligt att snabbt navigera till relevant specifikation för varje post och stämma av att bokförda belopp överensstämmer med de underliggande specifikationerna.
Så når underbilagorna revisorn
Underbilagorna delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår samtliga uppladdade filer, organiserade per balanspost. Revisorn får då ett samlat underlag med tydlig koppling till balansräkningens poster och kan verifiera värdering och fullständighet. Har klienten ingen revisor är underbilagorna ändå bolagets egen samlade dokumentation av balansposterna.
Nästa steg
När samtliga relevanta underbilagor är uppladdade är det här steget klart. Fortsätt via vänstermenyn: Sammanställning av material.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]