Vad är det här?
Kassa- och banksaldon är en automatiserad kontroll som läser bolagets bokförda likvidkonton (BAS 19xx) och letar efter negativa saldon och ovanligt stora kontantkassor. Vad ett negativt saldo betyder avgörs av kontotypen - en kontantkassa kan inte vara negativ, medan ett negativt banksaldo kan vara en utnyttjad checkräkningskredit. Systemet läser både utgående saldo och lägsta löpande saldo under perioden, eftersom en senare insättning annars kan dölja ett fel - och listar de saldon som behöver ses över eller förklaras, så att du kan kommentera direkt i vyn.
Kontrollen kräver att bolagets bokföringsprogram är anslutet. Den beviljade checkräkningskrediten är inte bokföringsdata utan fylls i i vyn efter körningen.
Varför gör vi det här?
Likvida medel är en post där fel snabbt får betydelse - ett negativt saldo på en kontantkassa är alltid ett bokföringsfel, och ett negativt banksaldo behöver kunna förklaras, till exempel av en checkräkningskredit. Eftersom ett fel kan döljas av en senare insättning läser systemet även det lägsta löpande saldot under perioden. Genom att gå igenom likvidkontona per kontotyp lyfter systemet snabbt de saldon som behöver ses över eller förklaras.
Kontrollen fyller två syften. Först och främst är den din egen kvalitetssäkring: du får en systematisk genomgång av att likvidkontona ser rimliga ut och att negativa saldon har en förklaring. Det är värdefullt oavsett om bolaget har en revisor eller inte - både för dig som redovisningskonsult och för en intern ekonomifunktion som vill kvalitetssäkra sitt eget arbete.
Har bolaget en revisor är kontrollen dessutom ett underlag revisorn behöver. När du kommenterar de saldon systemet lyfter får revisorn en direkt förklaring från dig som känner bolaget bäst, och kan rikta sin granskning mot de mest väsentliga posterna.
Kort sagt: ju tydligare du förklarar de flaggade saldona, desto bättre underlag.
Förutsättning • Bolagets bokföringsprogram behöver vara anslutet innan du startar kontrollen. • Saknas kopplingen? Gå till Administrera integrationer och följ instruktionerna där. |
Vad kontrolleras?
Systemet går igenom bolagets likvidkonton per kontotyp och läser både utgående saldo och lägsta löpande saldo under perioden. Här är vad som kontrolleras och varför:
Kontotyp | Vad kontrolleras |
Kontantkassa (1910-1913) | Fysiska kontanter. Ett negativt saldo bör inte vara möjligt - kontanter kan inte betalas ut utöver vad som finns i kassan, så ett kreditsaldo är ett bokföringsfel. Kontrollen flaggar även ovanligt stora kontantkassor. |
Bank (1920-1980) | Ett negativt saldo mäts mot den beviljade checkräkningskrediten för kontot. Krediten är inte bokföringsdata utan fylls i efter körningen; ett negativt saldo inom krediten bekräftas med en kommentar. |
Koncernkonto (1960) | Ett negativt saldo kan bero på en skuld till moderföretaget och behöver då förklaras. |
Redovisningsmedel (1990) | Medel som hålls för någon annans räkning. Ett negativt saldo här bör förklaras. |
Så här gör du
1. Starta kontrollen. Klicka på Ny kontroll. Systemet läser de bokförda likvidkontona (BAS 19xx) och deras lägsta saldo under perioden.
2. Gå igenom kontona per kontotyp. Resultatet visas uppdelat på kontantkassa, bank, koncernkonto och redovisningsmedel.
3. Fyll i beviljad checkräkningskredit. För ett bankkonto med negativt saldo anger du den beviljade krediten (Redigera) - den är inte bokföringsdata utan fylls i efter körningen.
4. Kommentera de flaggade saldona. Klicka på Redigera (eller klicka för att lägga till) i rutan Kommentar från kund och förklara vad saldot avser.
5. Kontrollera att inget saknas. När de flaggade saldona är förklarade och krediterna bekräftade är underlaget komplett.
Tips Ett negativt saldo på en kontantkassa är alltid värt att se över i bokföringen - det går inte att betala ut mer kontanter än vad som finns. Din förklaring ger sammanhanget - för dig själv i kvalitetsarbetet, för en kollega som tar över, och för revisorn om bolaget har en sådan - så att posten snabbt kan förstås och stämmas av. |
Så läser du resultatet
Varje konto får en status utifrån sin kontotyp. Så tolkar du dem:
En grön bock visar att saldot är i sin ordning.
En gul varning betyder ett negativt banksaldo inom beviljad checkräkningskredit - bekräfta krediten med en kommentar.
En röd markering betyder ett negativt saldo som inte bör förekomma (till exempel på en kontantkassa eller redovisningsmedel) eller ett saldo över väsentlighetsgränsen - se över bokföringen och förklara saldot.
Sidans status blir Godkänd när alla saldon är i sin ordning, Saknar kommentar när en flaggad post saknar din förklaring, och Ej godkänd när ett saldo behöver ses över eller ännu inte är förklarat.
Väsentlighetsgränsen anges per kontotyp och avgör hur stor en avvikelse får vara innan den flaggas.
Se till att förklara samtliga flaggade saldon. När det är gjort försvinner statusen "Ej godkänd" respektive "Saknar kommentar", och revisorn - eller den som kvalitetssäkrar internt - får ett komplett underlag.
Så når resultatet revisorn
Kontrollen av kassa- och banksaldon delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår saldona och dina kommentarer. Har klienten ingen revisor är kontrollen ändå bolagets egen dokumentation över att likvidkontona har stämts av.
Nästa steg
När du har förklarat de flaggade saldona är kontrollen av kassa- och banksaldon klar. Fortsätt till nästa moment via vänstermenyn:
Balansräkningskontroller → Eget kapital.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]