Vad är det här?
Semesterlöneskuld är en automatiserad kontroll som stämmer av den bokförda semesterlöneskulden mot årets lönebas och bedömer om skulden är rimlig i förhållande till de löner som betalats ut. Systemet räknar fram en kvot mellan skulden och lönebasen och lyfter automatiskt om den avviker, så att du kan kommentera direkt i vyn.
Kontrollen kräver att bolagets bokföringsprogram är anslutet.
Varför gör vi det här?
Semesterlöneskulden är en avsättning för intjänad men inte uttagen semester. Ett vanligt fel är att skulden inte bokförts alls, vilket ger en missvisande bild av bolagets förpliktelser. Semesterlagens procentregel ger en riktnivå på cirka 12 % av lönebasen vid full semesterrätt (25 dagar); fler dagar enligt kollektivavtal ger en högre andel. Genom att sätta skulden i relation till lönebasen lyfter systemet snabbt om kvoten ser orimlig ut.
Kontrollen fyller två syften. Först och främst är den din egen kvalitetssäkring: du får en snabb rimlighetskontroll av att semesterlöneskulden är bokförd och står i rimlig proportion till lönerna. Det är värdefullt oavsett om bolaget har en revisor eller inte - både för dig som redovisningskonsult och för en intern ekonomifunktion som vill kvalitetssäkra sitt eget arbete.
Har bolaget en revisor är kontrollen dessutom ett underlag revisorn behöver. När du kommenterar en avvikande kvot får revisorn en direkt förklaring från dig som känner bolaget bäst, och kan rikta sin granskning mot de mest väsentliga posterna.
Kort sagt: ju tydligare du förklarar en avvikande kvot, desto bättre underlag.
Förutsättning • Bolagets bokföringsprogram behöver vara anslutet innan du startar kontrollen. • Saknas kopplingen? Gå till Administrera integrationer och följ instruktionerna där. |
Vad kontrolleras?
Systemet gör en rimlighetskontroll av bolagets semesterlöneskuld. Här är vad som kontrolleras och varför:
Kontroll | Vad kontrolleras |
Skulden är bokförd | Kontrollerar att en semesterlöneskuld över huvud taget är bokförd på konto 2920. Det vanligaste felet är att skulden inte bokförts alls. |
Kvot mot lönebas | Räknar fram kvoten mellan semesterlöneskulden (konto 2920) och lönebasen (konton 7000-7299, med vissa konton undantagna) och jämför mot riktnivån enligt semesterlagens procentregel - cirka 12 % vid full semesterrätt, mer vid fler dagar enligt kollektivavtal. |
Så här gör du
1. Starta kontrollen. Klicka på Ny kontroll. Systemet läser semesterlöneskulden och årets lönebas.
2. Gå igenom resultatet. Systemet visar lönebasen, den bokförda semesterlöneskulden och kvoten mellan dem.
3. Bedöm kvoten. Jämför kvoten mot riktnivån (cirka 12 % vid full semesterrätt). En avvikelse kan bero på deltid, nyanställda, sparade dagar eller kollektivavtal.
4. Motivera en avvikelse. Klicka på Redigera (eller klicka för att lägga till) i rutan Motivering till differens och förklara vad avvikelsen beror på.
5. Kontrollera att inget saknas. När en avvikande kvot är motiverad är underlaget komplett.
Tips Motivera även en avvikelse som har en självklar förklaring, till exempel många sparade dagar eller ett kollektivavtal med fler semesterdagar. Din förklaring ger sammanhanget - för dig själv i kvalitetsarbetet, för en kollega som tar över, och för revisorn om bolaget har en sådan - så att posten snabbt kan förstås och stämmas av. |
Så läser du resultatet
Systemet visar lönebasen, den bokförda semesterlöneskulden och kvoten mellan dem. Så tolkar du resultatet:
En kvot på en rimlig nivå visar att semesterlöneskulden står i proportion till lönerna.
En avvikande kvot bör kommenteras - den kan bero på deltid, nyanställda, sparade dagar eller kollektivavtal.
Är inga kontanta löner bokförda på konton 7000-7299 kan ingen semesterlöneskuld ha tjänats in. Kontrollen är då inte tillämplig och visas som Godkänd.
Sidans status blir Godkänd när kvoten är rimlig eller kontrollen inte är tillämplig, och Saknar kommentar när en avvikande kvot saknar din motivering.
Se till att motivera en avvikande kvot. När det är gjort försvinner statusen "Saknar kommentar" och revisorn - eller den som kvalitetssäkrar internt - får ett komplett underlag.
Så når resultatet revisorn
Kontrollen av semesterlöneskuld delas inte automatiskt. När du sammanställer allt material via Sammanställning av material i vänstermenyn och delar sammanställningen med klientens revisor, ingår kvoten och dina kommentarer. Har klienten ingen revisor är kontrollen ändå bolagets egen dokumentation över att semesterlöneskulden är bokförd och rimlig.
Nästa steg
När du har motiverat en eventuell avvikelse är kontrollen av semesterlöneskuld klar. Fortsätt via vänstermenyn: Bokslutsbilagor.
Behöver du hjälp?
Har du frågor längs vägen är du alltid välkommen att kontakta oss. Vi hjälper dig gärna vidare.
Telefon: 08-37 79 89
Chatt: direkt i plattformen
E-post: [email protected]